프로젝트 종료 뒤 원본·납품본·계약 기록의 보관 위치를 분리하는 법

프로젝트가 끝난 뒤 파일을 한 드라이브에 몰아 넣으면 찾기는 쉬워 보여도 보관 목적이 섞인다. 원본, 납품본, 계약 관련 기록은 접근하는 사람과 보존 기간이 다를 수 있다. 처음부터 위치를 나누면 재사용이나 문의가 생겼을 때 필요한 자료만 꺼낼 수 있다.

원본은 향후 재편집과 품질 보존을 위한 자료다. 촬영 카드 구조와 카메라 메타데이터를 가능한 한 유지하고, 작업용 드라이브와 다른 장소에 복제본을 둔다. 파일이 열리는지와 저장 장치가 읽히는지는 시간이 지난 뒤에도 주기적으로 살펴야 한다.

납품본은 실제 전달한 버전을 뜻한다. 마스터, 플랫폼용 인코딩, 썸네일, 자막 파일이 무엇이었는지 폴더에서 드러나게 하고, 전달 날짜와 버전을 남긴다. 편집 프로젝트 안의 임시 출력물을 모두 보관하기보다, 상대방에게 간 결과물을 분명히 남기는 편이 실무에 맞다.

계약서와 동의서, 정산 자료는 영상 폴더와 접근 권한을 분리한다. 편집자가 원본을 열 수 있다고 해서 모든 문서를 볼 필요는 없다. 보관 기간이나 폐기 조건이 계약에 있다면 그 기준을 먼저 따르고, 공유 링크도 프로젝트 종료 뒤 정리한다.

마지막으로 전체 프로젝트를 처음 보는 사람의 눈으로 열어 본다. 어디에 원본이 있고, 어떤 파일이 최종 납품본이며, 관련 문서는 누가 볼 수 있는지가 설명 없이 보이면 구조가 잘 잡힌 것이다. 보관은 끝난 일을 쌓아 두는 일이 아니라, 나중의 요청을 침착하게 처리할 준비다.

보관 구조를 세 갈래로 나누는 기준

프로젝트 폴더에는 01_SOURCE, 02_DELIVERY, 03_RECORDS처럼 역할이 드러나는 세 갈래를 둔다. 숫자를 앞에 붙이면 이름순으로 섞이지 않고, 새 팀원이 와도 맥락을 읽기 쉽다. 01_SOURCE에는 카메라 원본, 현장 오디오, 촬영 로그, 프로젝트 파일과 사용한 폰트·플러그인 정보를 둔다.

02_DELIVERY에는 실제로 전달한 마스터, 플랫폼별 인코딩본, 자막, 썸네일과 납품 기록을 둔다. 03_RECORDS에는 계약서, 견적·발주 자료, 초상권·촬영 동의 기록, 정산 자료와 수정 승인 기록을 둔다. 편집 협업자가 원본을 볼 수 있다고 해서 계약서와 정산 자료까지 볼 이유는 없다.

원본은 다시 만들 수 없는 재료로 취급한다

원본 폴더는 카드 구조를 유지하는 것이 우선이다. 카드에서 복사한 폴더를 임의로 재배열하거나 파일명만 보고 필요한 클립만 옮기면, 나중에 카메라 메타데이터와 오디오 연결을 복구하기 어렵다. 예를 들어 2026-09-01_CLIENT_FILM/01_SOURCE/CAM_A/A001_0901처럼 카메라와 카드 식별자가 보이게 둔다.

편집용 미디어와 프록시는 별도 WORKING_PROXY 위치에 둔다. 현장에서 잘못 찍었다고 판단한 컷도 바로 지우지 않는다. 나중에 음성 싱크, 촬영 순서, 출연 동의 범위를 확인하는 단서가 될 수 있다. 백업은 외장하드가 하나 더 있다는 말로 끝내지 않는다.

작업 드라이브와 물리적으로 다른 장치 또는 다른 장소에 복제본을 두고, 프로젝트 종료 직후 원본과 프로젝트 파일을 실제로 열어 본다. 복제 날짜·저장장치 이름·검증한 사람을 남기면 다음 담당자가 상태를 추적할 수 있다.

납품본은 상대에게 간 결과만 남긴다

납품 폴더가 지저분해지는 가장 흔한 이유는 final, final2, final_really, 최종수정이 같은 위치에 쌓이는 것이다. 편집 중간 출력물과 고객에게 실제로 전달한 파일을 분리하지 않으면 재전송 요청 때 잘못된 버전을 보내게 된다.

납품 폴더에는 승인된 마스터, 용도별 인코딩본, SRT·VTT 자막과 썸네일 같은 부속 파일, 그리고 전달 기록만 둔다. 파일명에는 프로젝트명·화면비·해상도·버전·납품일을 넣는다. CLIENT_FILM_16x9_MASTER_v03_20260901.mov처럼 쓰면 판단이 빨라진다.

기준은 내 컴퓨터에서 제일 최신인 파일이 아니라 상대가 승인하거나 받은 파일이다. 수정 요청이 들어오면 v03을 덮어쓰지 말고 v04를 새로 만든 뒤, 바뀐 자막 시점과 엔딩 로고처럼 변경 내용을 같이 남긴다.

계약·동의·정산은 권한을 분리한다

출연자 연락처, 서명, 계좌·정산 정보처럼 민감한 자료는 원본 전달용 드라이브나 팀 전체 공유 폴더에 두지 않는다. 프로젝트 폴더에는 어떤 기록이 존재하는지의 최소 메모만 남기고, 실제 문서는 접근 가능한 사람을 제한한 별도 위치에 보관한다.

기록 폴더도 CONTRACT, CONSENT, SETTLEMENT, APPROVAL처럼 나누면 재확인이 쉽다. 파일명은 날짜·문서 성격·상태가 보이게 쓴다. 공유 링크가 남아 있다면 프로젝트 종료 때 권한과 만료일을 점검한다. 보관 기간이나 폐기 조건이 계약이나 발주처 지침에 적혀 있으면 그 약정이 우선이다.

적용 범위가 달라질 때는 개인정보보호위원회와 한국저작권위원회의 현재 안내도 계약 조건과 함께 확인한다.

 

프로젝트 종료일 체크리스트

첫째, 원본 폴더가 카드·카메라별 구조를 유지하는지와 다른 저장장치에 복제했는지를 확인한다. 둘째, 실제 승인본과 플랫폼별 전달본을 열어 보고 파일명·버전·전달일이 맞는지 확인한다. 셋째, 전달 링크와 전달 대상, 수정 범위를 납품기록에 남긴다.

넷째, 계약·동의·정산 기록이 일반 협업 링크에 남지 않았는지 확인한다. 다섯째, 공유 링크와 외부 미디어 경로를 다시 열어 보고 종료할 권한을 정리한다. 좋은 보관은 파일을 많이 모으는 일이 아니다. 재납품·수정·정산 요청이 왔을 때 다른 자료를 건드리지 않고 필요한 것만 정확히 꺼내는 구조를 만드는 일이다.